Fin Glowick absolvierte seine Bachelorstudiengänge in Business Management und International Business sowie seinen Master of Business Administration in Missouri, USA. Nach seinem Studium hat er bei der Buhl-Gruppe als Chief Revenue Officer (CRO) die Verantwortung für WISO MeinBüro übernommen.
Als wichtige Player der digitalen Landschaft haben Influencer die Macht, Trends zu setzen, Produkte zu bewerben und Millionen von Menschen zu erreichen. Der unglamouröse Alltag von Influencern allerdings besteht darin, verschiedene Herausforderungen gleichzeitig zu meistern: einerseits die eigene Geschäftstätigkeit voranzutreiben und andererseits alle rechtlichen und finanziellen Auflagen der geschäftlichen Selbstständigkeit erfüllen zu müssen. Vor allem die Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten, gehört dazu.
Eine der größten Ausgabeposten für Influencer ist Software. Neben Kreativität und Geschäftssinn braucht es eine Vielzahl an SaaS-Applikationen und Apps, um Social Media-Präsenzen zu verwalten, Inhalte zu erstellen und den Erfolg der eigenen Bemühungen zu messen. Die Ausgaben für Software sind bereits heute ein großer Kostenblock und es ist zu erwarten, dass sie zukünftig weiter steigen werden.
Während es früher üblich war, Software zu kaufen, gehen heute immer mehr Anbieter dazu über, ihre Produkte als Saas (Software as a Service) im Abo-Modell anzubieten. Wie entscheidest Du, welche Option für Dich am besten geeignet ist
Software mieten oder kaufen - diese Fragen solltest Du vorher klären
Bei der Entscheidung, ob Du Software kaufen oder mieten solltest, kannst Du folgende Überlegungen berücksichtigen:
- Wie hoch sind die Anschaffungskosten im Vergleich zur Miete? Der Kauf erfordert womöglich eine hohe Ausgabe, die Deine Liquidität beeinträchtigen kann. Die Entscheidung, Software zu mieten, kann Dir ermöglichen, mehr Kapital für andere Geschäftszwecke zur Verfügung zu haben.
- Wie flexibel kannst Du die Ausgaben gestalten? Grundsätzlich ist ein Mietvertrag flexibler als ein Kauf. Wenn sich Deine Geschäftssituation ändert oder Du die Software nicht mehr benötigst, da es zum Beispiel eine bessere auf dem Markt gibt, kann es einfacher für Dich sein, aus einem Mietvertrag auszusteigen, als ein gekauftes Produkt zu besitzen, auf dessen Investitionskosten Du noch länger “hängst”.
- Was ist mit Updates? Wenn Du Software mietest, erhältst Du regelmäßig Updates - oftmals sogar ohne Aufpreis - die Du beim gekauften Produkt selbst nachkaufen musst. Das Programm aktuell zu halten, liegt dann in Deiner Verantwortung.
- Wie wirkt sich die Ausgabe steuerlich aus? Jedes Gut eines Unternehmens, das einmal angeschafft wurde, nutzt sich irgendwann bis zur Wertlosigkeit ab. Das kannst Du steuerlich geltend machen, was sich wiederum auf Deine Liquidität auswirken kann. Bei Software ist das aber nicht immer der Fall, denn durch regelmäßige Updates im Abo-Modell kannst Du sicherstellen, dass die Ausstattung immer aktuell ist. Entscheidend für die Steuer ist also, ob Du die Software mietest oder kaufst.
Wenn Du Software mietest
Vorneweg gesagt: Es wird immer üblicher, Software zu mieten - oder genauer - Nutzungsrechte an der Software zu mieten. Auch Anbieter großer Software gehen dazu über, ihre Produkte als Abo-Modell anzubieten.
Bei einem Abo-Modell (SaaS) greifen Abschreibungen nicht, da Du die Software ja nur mietest. Wenn Du also regelmäßige Updates bekommst, sind das Erhaltungsaufwendungen, die sofort abzugsfähig sind. In diesem Fall musst Du die monatlichen oder jährlichen Gebühren als Betriebsausgaben deklarieren. Das ist steuerlich sehr attraktiv, da Du die Ausgabe direkt vollständig geltend machen kannst und sie nicht über Jahre verteilt abschreiben musst. Ausgaben senken Deinen Gewinn und das kann Deine Liquidität unter Umständen stark verbessern.
Wenn Du Software kaufst
In manchen Fällen ist es notwendig, Software zu kaufen - zum Beispiel, wenn individuelle Anpassungen am Programm vorgenommen werden müssen. Wenn Du Software kaufst, kannst Du die Anschaffungskosten auf verschiedene Arten abschreiben.
Abschreibungen wirken sich auf Deine Liquidität aus
Abschreibungen sind im Grunde genommen die Aufteilung der Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer eines Investitionsobjekts. Das gilt nicht nur für Anlagen und Maschinen, sondern auch für Software.
Dabei musst Du wissen, dass es darauf ankommt, ob es sich um System- oder Anwendersoftware handelt. Systemsoftware, wie Betriebssysteme, wird zusammen mit der Hardware abgeschrieben. Anwendersoftware, wie Buchhaltungsprogramme, kann separat abgeschrieben werden, solange sie nicht fest mit der Hardware verbunden ist.
Was die Methoden angeht, hast Du die Wahl zwischen linearer und degressiver Abschreibung. Mit der linearen Methode verteilst Du den Anschaffungswert gleichmäßig über die Nutzungsdauer. Bei der degressiven Methode schreibst Du am Anfang schneller ab und reduzierst die Abschreibung im Laufe der Zeit. Du kannst Software also - wie andere Wirtschaftsgüter auch - normal abschreiben. Der Zeitraum der Abschreibung beginnt ab dem Zeitpunkt der Anschaffung.
Neben der angenommenen Nutzungsdauer gibt es Schwellenbeträge, die sich auf die Abschreibungsmöglichkeiten auswirken, je nach Anschaffungskosten und Art der Software.
Seit 2021 darfst Du Software (und Hardware) rückwirkend sofort, also im Jahr der Anschaffung, vollständig abschreiben – und zwar unabhängig vom Kaufpreis. Diese Regel gilt für alle Neuanschaffungen seit dem 1. Januar 2021. Der verbleibende Buchwert (Restwert) von zuvor angeschaffter und noch nicht vollständig abgeschriebener Software (und Geräten) darf auch in voller Höhe abgeschrieben werden. Das betrifft also Software, die vor 2021 angeschafft wurde und deren ursprüngliche Abschreibungsdauer von fünf Jahren noch nicht abgelaufen ist. Das ist für Deine Liquiditätsplanung eine gute Sache, da Du die vollständigen Ausgaben sofort geltend machen kannst.
Denk daran: Selbst Wirtschaftsgüter mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von nur einem Jahr müssen weiterhin in das laufende Bestandsverzeichnis – auch Inventar, Anlagenverzeichnis, Anlagenspiegel oder Anlagengitter genannt – aufgenommen werden.
Software unter 800 Euro, also sogenannte Trivialprogramme, zählen zu den beweglichen Wirtschaftsgütern mit geringem Wert (GWG – Geringwertige Wirtschaftsgüter) und werden entsprechend abgeschrieben. Hast Du weniger als 250 Euro bezahlt, dürfen sie sofort als Kosten verbucht werden. Liegt ihr Wert zwischen 250 Euro und 800 Euro, sind sie als GWG zu erfassen und am Ende des Anschaffungsjahres abzuschreiben.
Handelsübliche Standardsoftware, die teurer war als 800 Euro, muss über drei Jahre abgeschrieben werden.
Bei individuell angefertigter Anwendersoftware, die teurer war als 800 Euro, kannst Du die Nutzungsdauer über einen Zeitraum von fünf Jahren abschreiben.
Grundsätzlich musst Du nachweisen, dass Du die Software auch tatsächlich über den Zeitraum nutzen kannst, für den Du sie abschreibst - das kannst Du in Form von Lizenzen oder Kaufverträgen tun.
Abschließend kann man sagen:
Es lohnt sich definitiv, in professionelle Software zu investieren. Nicht nur für die Tätigkeit als Content Creator:in, auch für die Selbstorganisation gibt es Programme, die einem helfen, verwaltende Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Buchhaltung, so gut wie möglich zu reduzieren und seinen Geschäftsauftritt damit effizienter und professioneller zu gestalten.
