Rechnungsfehler - Wie kann ich sie vermeiden und was muss ich tun, wenn sie passiert sind?

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Früher oder später kommt man als Content Creator an den Punkt, mit seinen Dienstleistungen Geld zu verdienen und die erste Rechnung muss her. Was auf den ersten Blick vielleicht wie eine große Herausforderung erscheint, ist in der Praxis gar nicht so kompliziert. Klar, ein paar Punkte müssen bedacht werden, damit die Rechnung ordnungsgemäß erstellt und vor dem Finanzamt gültig ist. In wenigen Schritten und einer kurzen Checkliste seid ihr jedoch schon schnell auf der sicheren Seite.

Die acht Pflichtangaben einer Rechnung

Alles beginnt oben in der Kopfzeile: Hier gehört auf die linke Seite die Empfänger-Adresse. Geht die Rechnung direkt an eine bestimmte Person des jeweiligen Unternehmens, dann sollte dies mit dem Hinweis “z.H. Herr/Frau xy” gekennzeichnet werden. Ausgeschrieben bedeutet dieses Kürzel “zu Händen” und sorgt dafür, dass die Rechnung den richtigen Ansprechpartner erreicht.

Rechts daneben ist üblicherweise der Bereich für die Rechnungsnummer, Kundennummer und Rechnungsdatum. Hierbei ist ganz wichtig: Die Rechnungsnummer muss immer fortlaufend sein, so schreibt es das Gesetz nach § 14 Abs.4 Nr.4 UStG vor. Bei der Nutzung einer Rechnungssoftware wie WISO MeinBüro geht dies ganz automatisch und ihr müsst euch nicht weiter darum kümmern. Die Kundennummer dient dazu, die Rechnung dem jeweiligen Kunden zuzuordnen und kann demnach auch auf mehreren Rechnungen vorkommen. Das Rechnungsdatum gibt an, wann die Rechnung erstellt wurde. Dies ist besonders wichtig für das angegebene Zahlungsziel, das ab dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung greift. An dieser Stelle – oder alternativ weiter unten auf der Rechnung – steht das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum. Dies hilft vor allem, die Rechnung der jeweiligen Leistung transparent zuordnen zu können.

Und da wären wir auch schon beim Herzstück einer jeden Rechnung. Zentral und tabellarisch dargestellt gebt ihr an, welche Leistung oder Ware ihr erbracht oder geliefert habt. Neben einer kurzen Beschreibung der Dienstleistung oder des Produkts schreibt ihr den jeweiligen Stückpreis daneben und gebt anschließend die Menge an, also beispielsweise wie viele Videos ihr für den jeweiligen Kunden mit demselben Verrechnungswert produziert habt und nun in Rechnung stellt. Die einzelnen Posten stehen untereinander aufgelistet und ergeben unterm Strich den Endbetrag in netto. Je nach Unternehmensform wird dieser anschließend mit dem dazugehörigen Steuersatz verrechnet. Üblicherweise werden 19 Prozent Umsatzsteuer ausgewiesen. Solltet ihr ein Kleingewerbe betreiben, ist es möglich, gemäß § 19 UStG, also der Kleinunternehmerregelung, die Umsatzsteuer wegzulassen. Beachtet unbedingt, den dazugehörigen Hinweis dazuzuschreiben. Üblicherweise findet man diesen am unteren Ende der Rechnung.

Zu guter Letzt gehören in die Fußzeile alle Informationen zu dem Unternehmen oder Gewerbe: Firma, Name & Adresse. Daneben kommt die Bankverbindung und in jedem Fall auch eure Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Bitte beachtet, dass sich diese Angaben auf Rechnungen innerhalb Deutschlands beziehen. Bei Rechnungen, die an Unternehmen im Ausland adressiert sind, gelten unterschiedliche Vorschriften.

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Freiwillige, aber sinnvolle Angaben

Prinzipiell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, wo die Pflichtangaben auf einer Rechnung platziert werden müssen. Jedoch ist es ratsam, auf übermäßige Kreativität zu verzichten und sich an gängige geschäftliche Praktiken zu halten. Dies erleichtert die Lesbarkeit der Rechnung für eure Kunden und hilft dabei, schneller und zuverlässiger eure Zahlungen zu erhalten.

Dazu gibt es so manche Angabe, die nicht zwingend auf die Rechnung müssen, sich aber als Zusatzinfos immer gut anbieten:

• Rechnungen sind ohne weitere Angaben grundsätzlich sofort fällig, doch es empfiehlt sich, eine Zahlungsfrist anzugeben, üblicherweise 14 oder 30 Tage.
• Eure Kontoverbindung sollte ebenfalls auf der Rechnung angegeben werden, um es den Kunden zu erleichtern, die Zahlung zu leisten.
• Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sollten auch auf jeder
  Rechnung stehen. So können eventuelle Rückfragen schnell geklärt werden.
• Eine ansprechende Gestaltung des Briefpapiers sorgt zusätzlich für einen
  professionellen und hochwertigen Eindruck, was nicht nur für Rechnungen, sondern auch für beispielsweise Angebote gilt. Hier bietet es sich an, eure unternehmerische Identität in allen geschäftlichen Dokumenten widerzuspiegeln.

Unterschiede bei Kleinbetragsrechnungen

Zu Beginn der Selbstständigkeit fängt man meistens eher noch klein an. Rechnungen bis zu 250 Euro inklusive Umsatzsteuer können durch eine sogenannte Kleinbetragsrechnung abgewickelt werden. Diese erleichtert den bürokratischen Aufwand, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Eine Kleinbetragsrechnung erfordert daher weniger Pflichtangaben:

• Firmenname, Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Datum der Rechnungsausstellung
• Beschreibung von Art und Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Bruttoentgelt inklusive der enthaltenen Umsatzsteuer
• Umsatzsteuersatz und gegebenenfalls die Gründe für eine Umsatzsteuerbefreiung

Rechnungsfehler korrigieren

Fehler können immer passieren, wir sind alle nicht perfekt. Sollte euch das mal passiert sein, gibt es ein paar einfache Wege, eure Fehler wieder zu korrigieren. Im ersten Schritt ist es wichtig zu prüfen, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht. Daraus ergeben sich dann folgende Schritte:

• Ist die Rechnung noch nicht bezahlt, so könnt ihr einfach eine Rechnungskorrektur erstellen und an den betroffenen Kunden schicken. Dieses Berichtigungsdokument solltet sowohl ihr als auch euer Auftraggeber zusammen mit der Originalrechnung ablegen.
• Ist die Rechnung bereits bezahlt, wird es etwas komplizierter, eine Korrektur ist jedoch immer noch möglich. Hier bedarf es GoBD-gemäß einer Stornorechnung, also einer Kopie der Originalrechnung, bei der sämtliche Positionen ein negatives Vorzeichen haben. Außerdem trägt diese Gutschrift eine eigene Rechnungsnummer. Danach schreibt ihr eine neue, korrigierte Rechnung, wieder mit einer neuen Rechnungsnummer. Mit diesem Vorgehen seid ihr auf der sicheren Seite.

In jedem Fall solltet ihr eine falsche Rechnung nicht unbeachtet lassen, denn wird eine fehlerhafte Rechnung nicht korrigiert, beeinflusst dies nicht nur das Vertrauen zu euren Kunden. Fehlerhafte Rechnungen können auch den Vorsteuerabzug gefährden und sogar – je nach Höhe des Betrages – Bußgelder nach sich ziehen.

Zuletzt noch ein wichtiger Hinweis: Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnung in Kraft. Eine Rechnungserstellung über Word oder Excel ist dann nicht mehr zulässig. Rechnungen dürfen dann nur noch elektronisch und per strukturiertem Format erstellt und verschickt werden. Konkret bedeutet dies, dass ihr eure Rechnungen nur noch über bestimmte Software-Anbieter erstellen dürft. So wird sichergestellt, dass zukünftig Rechnungsfehler und eventuelle Bußgelder als Konsequenz von bis zu 10.000 € vermieden werden.