Fin Glowick absolvierte seine Bachelorstudiengänge in Business Management und International Business sowie seinen Master of Business Administration in Missouri, USA. Nach seinem Studium hat er bei der Buhl-Gruppe als Chief Revenue Officer (CRO) die Verantwortung für WISO MeinBüro übernommen.
Die Digitalisierung hat nicht nur unseren Alltag, sondern auch die Art und Weise, wie wir arbeiten, revolutioniert. Für Influencer ist eine digitale Verwaltung ein unverzichtbarer Wettbewerbsvorteil. Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben wie Dokumentenverwaltung, Rechnungsstellung und Zeiterfassung ermöglicht es dir, dich auf kreative und strategische Aufgaben zu konzentrieren. Effizientere Abläufe bedeuten mehr erledigte Aufgaben in kürzerer Zeit! Doch wie organisierst du dein digitales Büro effektiv?
Warum ein digitales Büro?
Die Verwaltung von Aufgaben, die früher viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nahmen, wird durch digitale Tools vereinfacht. Stell dir vor, nie wieder nach wichtigen Papierdokumenten suchen oder manuelle Formulare ausfüllen zu müssen. Du kannst deine Zeit effektiver nutzen und dich auf anspruchsvollere Projekte konzentrieren, was letztlich deine Produktivität steigert.
Als Influencer jonglierst du viele verschiedene Aufgaben: Du erstellst Content,
kommunizierst mit deinen Followern, kooperierst mit Marken und verwaltest deine Finanzen. Hier sind einige konkrete Beispiele, wie ein digitales Büromanagement deine Arbeit erleichtern kann:
1. Rechnungsstellung an Marken:
Angenommen, du hast eine Kooperation mit einer bekannten Marke abgeschlossen und musst dafür eine Rechnung stellen. In Deutschland werden jährlich über 200 Millionen fehlerhafte Rechnungen ausgestellt. Mit einem digitalen Büromanagement-Tool kannst du die Fehler umgehen und erstellst und versendest professionelle und rechtskonforme Rechnungen, ohne viel Zeit zu investieren. Du kannst wiederkehrende Rechnungen automatisieren und hast jederzeit einen Überblick über ausstehende Zahlungen. Mit einem Büromanagement-Tool bist du außerdem bestens auf die kommenden E-Rechnungen vorbereitet. (Siehe Beitrag: eRechnung? Eine elektronische Rechnung schreibe ich doch schon.... oder nicht?)
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2. Vertragsverwaltung:
Bei Kooperationen und Partnerschaften fallen viele Verträge an. Mit einer digitalen Dokumentenverwaltung kannst du all deine Verträge zentral speichern und leicht darauf zugreifen. Durch die Suchfunktion findest du schnell die benötigten Dokumente, ohne lange suchen zu müssen.
3. Zeiterfassung für Projekte:
Influencer arbeiten oft an mehreren Projekten gleichzeitig. Mit digitalen Tools zur
Zeiterfassung kannst du genau festhalten, wie viel Zeit du in welche Projekte investierst. Das hilft dir nicht nur bei der Abrechnung mit deinen Partnern, sondern auch bei der Optimierung deines Zeitmanagements.
4. Kommunikation mit deinem Team:
Auch wenn du als Solo-Selbstständiger arbeitest, hast du vielleicht ein kleines Team von Freelancern, die dir helfen. Digitale Tools ermöglichen es dir, effizient mit deinem Team zu kommunizieren und Aufgaben zu delegieren. Durch gemeinsame Projektmanagement-Tools bleibt jeder auf dem Laufenden und Projekte können schneller voranschreiten.
Datensicherheit
Beim Wort „digital“ kommt unweigerlich eine Frage auf: Wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Professionelle digitale Büromanagement-Softwares bieten hohe Sicherheitsstandards. Durch regelmäßige Backups und verschlüsselte Server werden deine Daten auch bei physischen Schäden in deinem Büro oder bei Hardwareausfällen geschützt.
Drei Tipps zur erfolgreichen Umsetzung
Zum Schluss noch drei Tipps, wie du es schaffst, weg vom Papierkram und hin zum digitalen Büromanagement zu kommen.
1. Schrittweise Integration:
Beginne mit kleinen Schritten, um die Umstellung weniger überwältigend zu machen. Du musst nicht sofort dein gesamtes System umstellen. Fange zum Beispiel mit der Digitalisierung deiner Rechnungen und Verträge an. Wenn du dich an diese neuen Prozesse gewöhnt hast, kannst du nach und nach weitere Bereiche wie die Zeiterfassung und Projektmanagement hinzufügen. Dieser schrittweise Ansatz minimiert Unterbrechungen in deinem Arbeitsablauf und ermöglicht eine sanfte Anpassung an das neue System.
2. Nutz die Vorteile von Cloud-Speicher:
Cloud-basierte Lösungen bieten Flexibilität und Zugänglichkeit, die besonders für Influencer wichtig sind, die oft unterwegs arbeiten. Mit Cloud-Speichern kannst du von überall auf deine Dokumente zugreifen und sicherstellen, dass alle deine Daten regelmäßig gesichert werden. Tools wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive sind intuitiv und bieten einfache Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Dateien mit deinem Team oder deinen Partnern.
3. Testphasen zur Tool-Auswahl:
Die meisten Büromanagement-Tools bieten kostenlose Testphasen an. Dadurch können Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und weitere Aspekte auf Herz und Nieren hinsichtlich der eigenen Bedürfnisse getestet werden. Das hilft bei der späteren Entscheidung, welche Software implementiert werden soll.
Fazit: Schneller den Papierkram erledigen durch digitales Büromanagement
Mit einem digitalen Büro steigerst du deine Effizienz: Automatisiere Rechnungen, Verträge und Zeiterfassung, um dich auf kreative Aufgaben zu konzentrieren. Schrittweise Integration und Cloud-Speicher machen die Umstellung einfach. Teste verschiedene Tools, um die beste Lösung für dich zu finden und sichere gleichzeitig deine Daten. So sparst du Zeit und behältst den Überblick!
